Política de tratamiento de la información y datos personales

DENTA Laboratorio Dental adopta la presente política en cumplimiento del artículo 17 literal k) de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, que fija su contenido mínimo. Esta política es el documento interno que rige cómo el laboratorio trata los datos personales; el aviso de privacidad es la comunicación resumida al titular y no la sustituye.

1. Responsable del tratamiento

DENTA Laboratorio Dental.
Correo electrónico: administracion@laboratoriodenta.com
Teléfono: +57 310 574 4085 · WhatsApp: 310 574 4085
Dirección: Bogotá, Colombia

2. Datos que se tratan y finalidad de cada tratamiento

El laboratorio trata tres grupos de datos, cada uno con su finalidad:

• Odontólogos, clínicas y sus equipos — identificación, contacto, registro profesional y datos de facturación. Finalidad: radicar y fabricar los trabajos prescritos, comunicar el estado de cada caso, coordinar entregas y garantías, facturar y gestionar la cartera, y dar acceso al portal clínico.
• Pacientes — nombre e información clínica estrictamente necesaria que el odontólogo remite con la prescripción. Finalidad: fabricar el dispositivo prescrito y conservar la trazabilidad que exige la Resolución 214 de 2022 del INVIMA. El laboratorio no tiene relación directa con el paciente: recibe estos datos por instrucción del odontólogo tratante.
• Trabajadores y proveedores — datos laborales, de seguridad social y de contratación. Finalidad: cumplir las obligaciones laborales, de seguridad y salud en el trabajo, contables y tributarias.

No se realizan tratamientos con fines publicitarios ni se transfieren datos a terceros con fines comerciales.

3. Datos sensibles y datos de menores

La información clínica asociada a un caso es un dato sensible. Su tratamiento se limita a lo indispensable para fabricar el trabajo prescrito, se restringe al personal que interviene en él y no es obligatorio para el titular responder preguntas sobre datos sensibles. Cuando el paciente es menor de edad, el tratamiento se realiza bajo la responsabilidad del odontólogo tratante y de quien ejerce la patria potestad, atendiendo al interés superior del menor.

4. Derechos del titular

El titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida; y acceder gratuitamente a sus datos.

5. Área responsable de atender consultas y reclamos

La atención de peticiones, consultas y reclamos está a cargo de la Dirección del laboratorio, en el correo administracion@laboratoriodenta.com y el WhatsApp 310 574 4085. Los odontólogos con acceso al portal clínico también pueden radicarlas por la sección PQRS, donde queda registro de la solicitud y de su respuesta.

6. Procedimiento para ejercer los derechos

Consultas. El titular envía su solicitud por cualquiera de los canales del numeral 5, indicando nombre, dato de contacto y lo que desea conocer. Se responde en un término máximo de diez (10) días hábiles; si no fuera posible, se informa el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos. El titular envía su reclamo identificándose, describiendo los hechos y aportando los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se le solicita completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; pasados dos meses sin respuesta, se entiende desistido. El reclamo se atiende en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, informando al interesado el motivo y la fecha de respuesta.

Mientras el reclamo esté en trámite, el dato objeto de reclamo queda marcado como tal.

7. Medidas de seguridad

El acceso a la información se da por cuentas personales e intransferibles, con permisos por rol: cada persona ve únicamente lo que su función requiere, y cada odontólogo o clínica ve solo sus propios casos. Las acciones sobre los registros quedan trazadas con su autor y su fecha. La información se conserva en infraestructura con respaldo y control de acceso, y los documentos del sistema de calidad se manejan con control de versiones.

8. Conservación

Los datos se conservan mientras dure la relación con el odontólogo o la clínica y, después, durante los plazos que impongan las obligaciones legales aplicables. En particular, la información del expediente de cada dispositivo médico sobre medida se conserva por cinco (5) años, conforme a la Resolución 214 de 2022 del INVIMA.

9. Vigencia

Esta política rige desde su publicación y se mantiene vigente mientras el laboratorio trate datos personales. Los cambios sustanciales se comunicarán por los canales del numeral 5 y por el portal clínico. Las bases de datos se mantienen vigentes mientras subsistan las finalidades del numeral 2.